УТВЕРЖДЕНА

                                                                                                     распоряжением председателя

                                                                                                     Сахалинской областной Думы

                                                                                                     от 09.07.2008   № 473

      (в ред. распоряжения от 20.06.213

                  № 520)

ИНСТРУКЦИЯ
по работе с документами в
Сахалинской областной Думе

2.4. Регистрация обращений граждан

2.4.1. Обращения граждан, поступившие в областную Думу, регистрируются, учитываются и обрабатываются специалистом по работе с обращениями граждан.

2.4.2. Обращения граждан, (включая обращения, поступившие по информационным системам общего пользования: факс, электронная почта), подлежат обязательной регистрации и рассмотрению.

Регистрация письменных обращений граждан осуществляется, как правило, в день обращения гражданина или в день поступления его письменного обращения, но не позднее трех дней после поступления. Регистрация производится в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, кроме того, каждое обращение граждан заносится в журнал регистрации по срокам поступления и алфавитный журнал.

На письменном обращении проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и номер. Штамп проставляется на первой странице обращения.

2.4.3. В электронной регистрационной карточке и журнале регистрации указываются: регистрационный номер, дата поступления, ФИО гражданина, адрес места жительства, содержание обращения, фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется на исполнение обращение.

При регистрации коллективных письменных обращений граждан указывается литер «КОЛ» и фамилия из списка авторов письма или лица, уполномоченного на получение ответа.

2.4.4. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку «Лично», регистрируются и рассматриваются на общих основаниях в соответствии с настоящей Инструкцией.

2.4.5. Конверты от обращений граждан сохраняются и прикладываются к письмам. Поступившие обращения проверяются на повторность.

2.4.6. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе журнала регистрации указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу первой страницы повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и к ним подбирается вся предыдущая переписка.

2.4.7. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Порядок  и сроки рассмотрения обращений граждан

2.4.8. По содержанию каждого обращения, поступившего на имя председателя областной Думы, специалист по работе с обращениями граждан готовит проект резолюции, в которой указывает фамилию председателя комитета областной Думы или депутата, которому обращение направляется для рассмотрения.

2.4.9. Председатель областной Думы принимает решение и подписывает резолюцию о направлении обращения в профильный комитет или депутатам по округу.

При направлении обращений необходимо учитывать требование, запрещающее направлять их на рассмотрение должностным лицам, на действия которых подана жалоба.

2.4.10. В соответствии с пунктом 2 статьи 18 Закона Сахалинской области «О статусе депутата Сахалинской областной Думы» работу с обращениями граждан, поступившими депутату областной Думы, осуществляет его помощник.

2.4.11. Председателем областной Думы, председателями комитетов областной Думы и депутатами областной Думы принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию «в дело» полученные ими  следующие письменные обращения:

-  не предполагающие ответа;

-  не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

-  не  содержащие  сведений  о  нарушенном  праве  гражданина  (объединения  граждан)  и основанные  на  общих  рассуждениях  автора  по  проблемам  внутренней  и  внешней  политики государства.

2.4.12. Подготовка ответов на письменные обращения граждан по вопросам, касающимся разъяснения законов, правовых актов Сахалинской области, осуществляется государственно-правовым управлением (далее - ГПУ) Сахалинской областной Думы.

2.4.13. Председатель Сахалинской областной Думы, председатели комитетов областной Думы, депутаты областной Думы могут признать обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки, уведомив об этом автора,  в случаях, если:

- автор использовал ненормативную лексику и выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;

- содержание письменного обращения носит сумбурный характер (обращение лишено смысла или написано неразборчиво);

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему  многократно давались письменные ответы по существу  вопросов, затронутых в обращении.

2.4.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.4.15. Зарегистрированное обращение согласно резолюции председателя областной Думы передается на рассмотрение депутатам и в комитеты областной Думы.

2.4.16. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции и других государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

 2.4.17. Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции областной Думы, в семидневный срок со дня регистрации направляются по принадлежности в соответствующие органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации и учреждения, должностным лицам с уведомлением об этом заявителей в письменной форме.

2.4.18. Все обращения граждан, кроме обращений направленных для сведения, ставятся на контроль.

2.4.19. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан осуществляется председателем Сахалинской областной Думы, председателями комитетов областной Думы и депутатами областной Думы.

2.4.20. Оперативный контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан.

Специалист по работе с обращениями оповещает депутатов и комитеты областной Думы об истечении срока ответа на очередное обращение, направляя им контрольную карту.

2.4.21. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В исключительных случаях председатель областной Думы, председатели комитетов областной Думы и депутаты областной Думы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более, чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.4.22. Аналитическая информация по обращениям граждан готовится специалистом по работе с обращениями граждан ежеквартально и по итогам работы за год. Председателю областной Думы ежемесячно предоставляется информация об обращениях, рассмотренных с нарушением сроков.

Личный прием граждан

2.4.23. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с графиком приема депутатами областной Думы, который формируется специалистом по работе с обращениями граждан, утверждается председателем областной Думы на каждый месяц и доводится до сведения населения опубликованием в средствах массовой информации.

Личный прием граждан вне рамок утвержденного графика приема может проводиться по мере необходимости на основании обращений граждан к этим депутатам.

2.4.24. Личный прием граждан ведется в порядке очереди согласно предварительной записи.

Предварительную запись граждан на личный прием к депутатам областной Думы осуществляет специалист по работе с обращениями граждан с учетом проживания обратившегося в пределах избирательного округа ведущего прием депутата областной Думы.

2.4.25. Прием граждан сотрудником Приемной граждан Сахалинской областной Думы (далее – Приемной) ведется без предварительной записи  в порядке очередности обращения. Часы приема: в рабочие дни с 11.00 до 13.00, с 15.00 до 17.00, в предпраздничные дни – с 9.00 до 13.00.

Сотрудник Приемной вправе уточнить содержание вопроса, подлежащего рассмотрению, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.

2.4.26. В интересах обеспечения защиты прав граждан ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.

2.4.27. Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного опьянения, на личный прием не допускаются.

2.4.28. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина личный прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник полиции.

2.4.29. Письменные обращения граждан к депутатам, принятые на личных приемах депутатов, в том числе выездных, передаются в приемную граждан областной Думы и регистрируются в порядке, определенном п.п. 2.4.1.- 2.4.6.

2.4.30. Устные обращения граждан к депутатам, принятые на личных приемах депутатов, в том числе выездных, оформляются и учитываются помощником депутата.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.4.31. Карточка личного приема гражданина хранится у помощника депутата. По результату рассмотрения устных обращений помощник депутата ежеквартально готовит справку (Приложение 39), и подает ее в информационно-аналитический отдел не позже пяти дней, следующих за отчетным периодом. Справка готовится с учетом обращений поступивших с начала текущего года.

Оформление дел

2.4.32. Для формирования дела по письменному обращению с оригинала обращения снимается копия. При необходимости с приложенных к обращению документов также снимаются копии.

2.4.33. После рассмотрения обращения гражданина ему дается ответ в установленные сроки. Копия ответа с обращением гражданина и всеми прилагаемыми документами возвращается в приемную граждан помощником депутата или работником комитета областной Думы.

В папку вкладываются:

- подлинник письменного обращения или его копия;

- регистрационная карта с резолюцией депутата либо помощника депутата о списании  «В дело» как исполненного;

-  копия ответа заявителю по результатам рассмотрения его обращения;

- копия уведомления заявителю о передаче его обращения на рассмотрение по компетенции (если передавалось);

- уведомление гражданина, направившего обращение, о продлении срока рассмотрения обращения (если продлялось).

2.4.34. Рассмотренные обращения граждан специалистом приемной граждан оформляются в дела и хранятся в приемной граждан в течение пяти лет. По окончании указанного срока дела уничтожаются по акту.